Neue Vorschriften für E-Mails

Veröffentlicht: 15. Februar 2007, 10:21 in von Guido Peters

Seit Jahresbeginn müssen E-Mails, Faxe, Postkarten oder andere Schreiben, die Geschäftsbriefe ersetzen (wie z.B. Auftragsbestätigungen, Angebote etc.) die gleichen Angaben enthalten, die auch für Geschäftsbriefe vorgeschrieben sind. Dies geht aus dem zum 1.1.2007 in Kraft getretenen Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister hervor.

In jeder schriftlichen Mitteilung, die Sie an einen oder mehrere Empfänger richten, muss jetzt standardmäßig mindestens folgende Informationen enthalten sein:

  • Name der Firma
  • Bezeichnung der Rechtsform des Unternehmens
  • Sitz der Firma.

Bei Kapitalgesellschaften (z. B. GmbH, AG) sind zusätzlich noch weitere Angaben in ihren geschäftlichen E-Mails nötig, wie z.B.:

  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
  • Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen
  • Nennung alle Geschäftsführer, d.h. auch Notgeschäftsführer und stellvertretende Geschäftsführer, mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • Nennung des Aufsichtsratsvorsitzenden

Ausnahmen: E-Mails, Faxe, etc., die nicht Geschäftsbriefe ersetzen (wie z.B. bloße interne Kommunikation, Werbemailings oder Newsletter) unterliegen jedoch auch nach der neuen Gesetzeslage nicht der Pflichtangabe.

Informieren Sie sich daher dringend welche Angaben wann nötig sind, sonst kann schnell eine Abmahnung ins Haus flattern.

Weiterführende Informationen:
IHK Potsdam
IHK Hamburg


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